যখন কোনও সংস্থার স্বল্প-মেয়াদী বা দীর্ঘমেয়াদী স্টোরেজ প্রয়োজন এমন ডকুমেন্টেশন সংগ্রহ করে, তখন এটিকে সংগঠিত করা এবং নরম বা হার্ড কভার সহ প্রধান ফোল্ডারগুলি প্রয়োজন। সংরক্ষণাগারটির নকশা এবং কাজের ক্রমগুলির জন্য প্রতিটি নির্দিষ্ট ক্ষেত্রে তার নিজস্ব প্রয়োজনীয়তা থাকতে পারে, যেহেতু এই ক্ষেত্রে কোনও কঠোর আইনী মান নেই। যাইহোক, এটি অভিজ্ঞ কেরিকরা সাধারণত মেনে চলা বেসিক নীতিগুলি সংজ্ঞায়িত করে।
প্রয়োজনীয়
- - কালো সীসা পেন্সিল;
- - ক্লারিকাল আওল (বা ইউপিডি ডিভাইস);
- - বাতা;
- - সেলাই সুই;
- - কর্ড বা নাইলন থ্রেড;
- - কাঁচি;
- - সাদা কাগজের একটি শীট;
- - স্টেশনারি আঠালো;
- - আবরণ.
নির্দেশনা
ধাপ 1
ডকুমেন্টেশনের মান পরীক্ষা করার পরে, প্রতিটি শীটের উপরের ডান কোণে একটি কালো সীসা পেন্সিল দিয়ে একটি ক্রমিক সংখ্যা (কালানুক্রমিক ক্রমে) রেখে এটি সংখ্যা করুন। প্রথম বিপরীত দিয়ে শুরু করুন; এতে থাকা দস্তাবেজের শিরোনামের তালিকা এবং শেষ পৃষ্ঠাটি নম্বর দেওয়ার দরকার নেই। নম্বরগুলি যাতে পাঠ্যে না যায় সেদিকে লক্ষ্য রাখুন।
ধাপ ২
প্রতিটি নথির বাম মার্জিনের মাঝখানে একটি বিশেষ ক্লারিকাল আওল দিয়ে দুটি জোড়া ছিদ্র তৈরি করুন। কাগজপত্রের স্তুপটি পৃথকীকরণ থেকে রোধ করতে, এটি একটি বাতাতে সুরক্ষিত করুন। একটি নিয়ম হিসাবে, কেরানিগুলি প্রতিটি গর্তের মধ্যে কমপক্ষে 3 সেন্টিমিটার রেখে একটি উল্লম্ব লাইনে গর্ত স্থাপন করে the যদি শীটের একটি সরু মার্জিন থাকে, আপনি প্রান্তে একটি সাদা স্ট্রিপ আঠালো করতে পারেন।
ধাপ 3
ফ্ল্যাশিং ডকুমেন্টেশন (ইউপিডি) এর জন্য একটি বিশেষ মেশিন ব্যবহার করুন। এটি আপনার কাজকে উল্লেখযোগ্যভাবে হ্রাস করবে, যেহেতু এই ডিভাইসের সাহায্যে আপনি একবারে 10 সেন্টিমিটার পুরু দস্তাবেজের একটি স্ট্যাকটি ছিদ্র করতে পারেন।
পদক্ষেপ 4
একটি বিশেষ ব্যাঙ্ক সুতা বা শক্ত নাইলন থ্রেড এবং একটি সেলাই সুই ব্যবহার করে ফোল্ডারটি সেলাই শুরু করুন। সুরক্ষিত প্রতিশ্রুতির জন্য সংরক্ষণাগারটি দু'বার ফ্ল্যাশ করুন। "বই" এর বিজোড় পাশের মাঝের গর্তের মধ্য দিয়ে কর্ডের আলগা "লেজ" টানুন (প্রায় 5-6 সেমি) এবং একটি শক্ত গিঁট তৈরি করুন।
পদক্ষেপ 5
ঘন সাদা কাগজের বাইরে একটি বৃত্ত (প্রায় 4 সেন্টিমিটার ব্যাস) কেটে নিন এবং এটি দিয়ে গিঁটটি আঠালো করুন। নিয়মিত স্টেশনারি আঠালো ব্যবহার করুন। একটি সিল দিয়ে স্টিকারটি ধরুন, এর অধীনে শংসাপত্রের স্বাক্ষর এবং তারিখটি সংযুক্ত করুন। যদি নিশ্চিতকরণ পৃষ্ঠা ব্যতীত ফোল্ডারটি ইতিমধ্যে আবদ্ধ করা থাকে, তবে এটি কভারের অভ্যন্তরে আটকানো জায়েয।
পদক্ষেপ 6
জরিযুক্ত ফোল্ডারটি একটি বিশেষ কভারে স্লিপ করুন বা কোনও মেশিনের সাথে নথি বাঁধুন। দীর্ঘমেয়াদী সংরক্ষণাগারটির জন্য, একটি হার্ড কভার নির্বাচন করার পরামর্শ দেওয়া হয়, অন্যান্য ক্ষেত্রে কার্ডবোর্ড "জামাকাপড়" বা ঘন প্রলিপ্ত কাগজ থেকেও উপযুক্ত। যাইহোক, এটি ব্যবসায়ের মুদ্রণ পণ্য হওয়া উচিত, কর্পোরেট স্টাইল অনুসারে ডিজাইন করা।
