বিতরণ করা বা উত্পাদিত পণ্যগুলির প্রতি কারও অসন্তুষ্টি প্রকাশের এক প্রকার, প্রদত্ত পরিষেবাদি হ'ল ক্রেতার লিখিত দাবি। তিনি ই-মেইলে এটি সরাসরি সংস্থায় প্রেরণ করতে পারেন, এটি "অভিযোগ বইতে" রেখে যেতে পারেন বা একটি বিশেষ ওয়েবসাইটে অভিযোগ লিখতে পারেন, যেখানে কোনও ক্রেতা পণ্য বা পরিষেবার মান সম্পর্কে বলতে পারেন। এ জাতীয় দাবির জন্য আপনাকে অবশ্যই লিখিত জবাব দিতে হবে।
নির্দেশনা
ধাপ 1
দাবিতে আপনার দৃষ্টি আকর্ষণ করা হয়েছে এমন ত্রুটিগুলি দূর করার জন্য উচ্চ-মানের গ্রাহক পরিষেবাটিতে ফিডব্যাকের নিয়মিত পর্যবেক্ষণ এবং ব্যবস্থা গ্রহণ এবং নির্দিষ্ট পদক্ষেপ গ্রহণের সাথে জড়িত। এর উত্তরে, আপনার বুঝতে হবে যে ক্লায়েন্ট বিরক্ত এবং অসন্তুষ্ট, তাই আপনার কাছ থেকে পাওয়া অপ্রীতিকর ছাপটি মসৃণ করার জন্য আপনার সাবধানে এবং সাবধানতার সাথে বাক্যাংশ নির্বাচন করা উচিত। একটি সুচিন্তিত এবং সুনির্দিষ্টভাবে তৈরি প্রতিক্রিয়া আপনাকে গ্রাহকের স্নেহ ফিরিয়ে দিতে এবং সম্ভবত আপনার গ্রাহকদের মধ্যে থাকতে সহায়তা করবে।
ধাপ ২
চিঠির স্বনটি অত্যন্ত সঠিক এবং নম্র হওয়া উচিত। অবশ্যই, আপনি যদি ক্রেতার পুরো নাম এবং পৃষ্ঠপোষকতা জানেন তবে তা প্রচলন হিসাবে ব্যবহার করুন। সর্বদা ঠিকানাগুলি আপনি "আপনি", "আপনি", "আপনি" একটি বড় অক্ষর দিয়ে লিখুন।
ধাপ 3
যদি দাবিটি সত্য হয় তবে প্রথম অনুচ্ছেদে ক্ষমা চাইতে হবে এবং সম্ভব হলে কেন ঘটনাটি ঘটেছে তা বোঝানোর চেষ্টা করুন। প্রথম বাক্যে ক্লায়েন্টের কাছে ক্ষমা প্রার্থনা করুন, তবে আপনি যদি পুরোপুরি নিশ্চিত না হন যে এই ক্ষেত্রে এটি আসলে সংস্থা বা তার কর্মীদের দোষ, তবে আপনি প্রতিক্রিয়াটির পাঠ্য নীচের মতো শুরু করতে পারেন: "তথ্যের জন্য আপনাকে ধন্যবাদ যা আপনি আমাদের প্রেরণ করেছেন … "বা" সময়মতো আমাদের জানানোর জন্য আপনাকে ধন্যবাদ … "।
পদক্ষেপ 4
আপনার উত্তরে আপনার কেবলমাত্র সেই নির্দিষ্ট কেসটি নিয়ে আলোচনা করা উচিত যা দাবি লেখার কারণ হয়ে দাঁড়িয়েছিল। অন্যান্য ক্লায়েন্টদের কাছ থেকে কোম্পানির দুর্দান্ত পর্যালোচনাগুলি উল্লেখ করবেন না; এটি কেবল বিরক্তি হিসাবে কাজ করবে। "A", "তবে", "একই সাথে" লেখায় বিরোধীদের ব্যবহার করবেন না, যদি প্রয়োজন হয় তবে "তবুও …" লিখুন res
পদক্ষেপ 5
নিজেকে ক্লায়েন্টের কিছু গুণাবলীর উল্লেখ করে নিজেকে ন্যায়সঙ্গত করার চেষ্টা করবেন না - তার অমনোযোগ, ভুলে যাওয়া, বুদ্ধিমানের অভাব। ভুলে যাবেন না যে এই লোকগুলি যারা আপনাকে তাদের অর্থ প্রদান করে এবং একটি নেতিবাচক পর্যালোচনা আপনাকে কমপক্ষে আরও দশটি সম্ভাব্য গ্রাহক থেকে বঞ্চিত করতে পারে।
পদক্ষেপ 6
পরিস্থিতি দূর করতে এবং পুনরাবৃত্তি থেকে রোধ করতে আপনি কী ব্যবস্থা নেবেন সে সম্পর্কে লিখুন। যদি নির্দিষ্ট অপরাধী পাওয়া যায়, তাদের তালিকাভুক্ত করুন এবং যে শৃঙ্খলাবদ্ধ ব্যবস্থা নেওয়া হয়েছিল তা বর্ণনা করুন।
