অ্যাকাউন্টিং রেকর্ড রাখা একটি বরং শ্রমসাধ্য কাজ is কিছু ধরণের চুক্তির জন্য চালানের সাথে ফোল্ডারগুলি অবশ্যই দশ বছরের জন্য সংস্থায় রাখতে হবে, সুতরাং তাদের ফাইল করা দরকার যাতে যে কোনও সময় প্রয়োজনীয় নথি পাওয়া যায়।
নির্দেশনা
ধাপ 1
একটি চালানের জার্নাল বজায় রাখুন। আপনি যে নথিতে ফাইল করতে চান তার সমস্ত সংখ্যা সেখানে প্রবেশ করান। এটি একটি বিশেষ প্রোগ্রামে বা নিয়মিত এক্সেল স্প্রেডশিটে বৈদ্যুতিনভাবে করা ভাল। নথি নম্বর (সাধারণত মিশ্র - সংখ্যাসূচক এবং সংখ্যাসূচক) এবং তার তারিখ লিখুন। সময়ে সময়ে, ডিস্কগুলিতে ডেটা স্থানান্তর করুন যাতে কম্পিউটারের বিচ্ছেদের ঘটনায় সংরক্ষণাগারটি অক্ষত থাকে এবং সুরক্ষিত থাকে।
ধাপ ২
সংস্থায় একাধিক আইনী সত্তা থাকলে একাধিক চালান লেজার তৈরি করুন। কোনও নথির খসড়া তৈরি করার সাথে সাথে এটি যথাযথ নম্বর দিন number সম্মেলন প্রয়োগ করুন। উদাহরণস্বরূপ, জেএসসি "জোলোটায়া অ্যান্টেলোপ" এর জন্য জারি করা চালানগুলি 123-জেডএ হিসাবে চিহ্নিত করুন এবং জেএসসি "পদিশাহ" এর জন্য 123-পি হিসাবে চিহ্নিত করুন। এই চালানটি কীভাবে চুক্তি বা চুক্তির সংকেত তৈরি হয়েছিল তা উল্লেখ করার জন্য নিশ্চিত হন।
ধাপ 3
চালানটি দাখিল করতে নিন। গর্তের খোঁচা দিয়ে দুটি ছিদ্র করুন। দস্তাবেজটি একটি ফোল্ডারে আটকান। আপনার সিকিউরিটিগুলির কব্জি এড়াতে ভারী শুল্কের বাইন্ডার ব্যবহার করুন। এগুলি খুব শক্ত করে স্টাফ করবেন না।
পদক্ষেপ 4
দ্বিতীয় স্টোরেজ পদ্ধতি ফাইল ফোল্ডারে। স্বচ্ছ আবরণটি নিন এবং এতে চালানটি sertোকান। ফাইলটিকে একটি বাইন্ডারে রাখুন এবং বিশেষ ধারকদের সাথে সুরক্ষিত করুন।
পদক্ষেপ 5
প্রতিটি ফোল্ডার লেবেল করুন। কোন আইনী সত্তার চালানগুলি সেখানে সংরক্ষণ করা আছে তা নোট করুন। যে সময়কালের জন্য নথি সংগ্রহ করা হয়েছিল তা লিখুন।
পদক্ষেপ 6
গুদামে দয়া করে তিন বছরেরও বেশি পুরানো চালান প্রেরণ করুন। কার্ডবোর্ডের বাক্সগুলিতে ফোল্ডারগুলি ফোল্ড করুন যা সহজেই শ্বাস ফেলা যায়। প্রাচীরের ভিতরে বাইন্ডারগুলির সংখ্যা এবং কোন আইনগত সত্তার সাথে সম্পর্কিত সেগুলি নির্দেশ করুন। আপনি যে প্রোগ্রামটিতে নথিগুলি নিবন্ধভুক্ত করেছেন, তাদের মধ্যে কোনটি গুদামে প্রেরণ করা হয়েছে তা চিহ্নিত করুন। যদি প্রয়োজন হয়, সংরক্ষণাগারটি বাছাই করা এবং প্রয়োজনীয় কাগজপত্রগুলি সন্ধান করা সর্বদা সম্ভব হবে।
