গ্যারান্টির চিঠিটি এতে বর্ণিত বাধ্যবাধকতাগুলি নিশ্চিত করে। যদি তারা ভবিষ্যতে কোনও বাধ্যবাধকতা পূরণের প্রাপককে আশ্বাস দিতে চায় তবে একটি গ্যারান্টি চিঠি লেখা হয়। এর বিষয়বস্তু পরিষ্কার এবং পরিষ্কার হওয়া উচিত।
এটা জরুরি
সংস্থার লেটারহেড, কম্পিউটার, প্রিন্টার বা কলম
নির্দেশনা
ধাপ 1
আপনার গ্যারান্টি চিঠি লিখতে আপনার প্রতিষ্ঠানের লেটারহেড ব্যবহার করুন। অফিসিয়াল লেটারহেডে সংস্থার লোগো, সংস্থার নাম, ব্যাঙ্কের বিবরণ, সংস্থার ঠিকানা এবং টেলিফোন নম্বর, এটির টিআইএন রয়েছে।
ধাপ ২
চিঠির বিশদ লিখুন। বহির্গামী নম্বর, চিঠির তারিখটি নির্দেশ করুন।
ধাপ 3
চিঠির প্রাপককে ইঙ্গিত করুন: সংস্থার নাম, অবস্থান, পদবি এবং অ্যাড্রেসির আদ্যক্ষর। সাধারণত সংগঠনের প্রধানের নামে একটি গ্যারান্টি চিঠি লেখা হয়। আপনার কোন কর্মচারীর গ্যারান্টির চিঠি লিখতে হবে তার নাম সম্পর্কে চিঠিটি প্রাপকের কাছে আগেই জিজ্ঞাসা করা ভাল।
পদক্ষেপ 4
আপনার ইমেলের জন্য একটি বিষয় লাইন লিখুন। "গ্যারান্টির চিঠি" লেখাটি লেখার প্রয়োজন নেই। চিঠির বিষয়টি শিরোনামে ইঙ্গিত করা উচিত, উদাহরণস্বরূপ, "debtণ পরিশোধের বিষয়ে।"
পদক্ষেপ 5
চিঠির পাঠ্যটি সরাসরি লিখুন। আপনার সংস্থা কোন দায়বদ্ধতাগুলি সম্পাদন করে, কোন মাত্রায় এবং কোন তারিখের দ্বারা নিযুক্ত করে তা নির্দেশ করুন। আপনার যদি স্পষ্টতার জন্য চিঠিতে কোনও নথির উল্লেখ করতে হয় তবে তার পূর্ণ নম্বর এবং নথির তারিখটি নির্দেশ করুন। চিঠির বিষয়বস্তু পরিষ্কার হওয়া উচিত। ব্যবসায়ের চিঠিপত্রের নিয়ম সংরক্ষণ করা হয়েছে কিনা তা পরীক্ষা করে দেখুন। অবশ্যই, দস্তাবেজে কোনও বানান বা বিরামচিহ্ন ত্রুটি থাকা উচিত নয়। শৈলীগত ভুলগুলিও আপনার সংস্থার একটি প্রতিকূল ছাপ তৈরি করতে পারে।
পদক্ষেপ 6
চিঠির নীচে এর স্বাক্ষরকারী সম্পর্কিত তথ্য রাখুন। প্রথমে, নীচে বাম দিকে, অবস্থানটি চিহ্নিত করুন, নীচের লাইনে - সংস্থার নাম এবং ডানদিকে, স্বাক্ষরের নাম এবং আদ্যক্ষর লিখুন। শিরোনাম এবং আপনার নামের মধ্যে আপনার স্বাক্ষরের জন্য একটি জায়গা রেখে দিন। স্বাক্ষরটি একটি সিল দিয়ে আটকানো যেতে পারে, তবে এটি প্রয়োজনীয় নয়, যেহেতু সংস্থার লেটারহেডে লেখা চিঠিগুলি স্ট্যাম্প নাও করা যেতে পারে। মনে রাখবেন যে যদি আপনার স্বাক্ষরকারী কোনও পাওয়ার অফ অ্যাটর্নিটির ভিত্তিতে কাজ করে তবে চিঠির সাথে এর একটি অনুলিপি সংযুক্ত করা ভাল, যাতে প্রাপকের এই সম্পর্কে কোনও প্রশ্ন না থাকে। বলা বাহুল্য, আপনার কোম্পানিকে অবশ্যই নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে গ্যারান্টির চিঠিতে বর্ণিত সমস্ত বাধ্যবাধকতা পূরণ করতে হবে এবং প্রয়োজনীয় পরিমাণে।
