দস্তাবেজের তালিকা হ'ল একটি রেফারেন্স বই যা নথির সংমিশ্রণ এবং বিষয়বস্তু প্রকাশ করে, ব্যবস্থাবদ্ধ করে এবং ডকুমেন্টগুলির পুরো সেটের মধ্যে এগুলি অ্যাকাউন্টে নেয়। কাগজপত্র প্রক্রিয়াকরণ ও ক্রম সংক্রমণের তালিকা সংকলন একটি গুরুত্বপূর্ণ পর্যায়ে, যার উদ্দেশ্য কেবলমাত্র নথিগুলির সুরক্ষাই নয়, তাদের সুস্পষ্ট সম্পাদনও।
নির্দেশনা
ধাপ 1
সংস্থার লেটারহেডে (যদি থাকে) নথির তালিকার নিবন্ধন সম্পাদন করুন। এটি প্রয়োজন হয় না, তবে এই জাতীয় দস্তাবেজের জন্য একটি কাঙ্ক্ষিত প্রয়োজনীয়তা। যে কোনও ক্ষেত্রে, প্রতিষ্ঠানের নাম অবশ্যই উল্লেখ করা উচিত।
ধাপ ২
শিরোনামটি লিখুন, যাতে তথ্য থাকা উচিত যা তালিকাতে অন্তর্ভুক্ত নথির মালিকানা নির্ধারণ করে। উদাহরণস্বরূপ, "ফৌজদারি মামলায় নথিগুলির তালিকা", "সত্যায়নের ফাইলটিতে নথিগুলির তালিকা", "ডেনমার্কের ভিসার জন্য নথিগুলির তালিকা" ইত্যাদি etc. যদি সংস্থাটি নিয়মিতভাবে ইনভেস্টরিগুলি সংকলন করে তবে সন্ধানের ক্রমিক নম্বরটি লিখুন।
ধাপ 3
নিম্নলিখিত বিভাগগুলির সমন্বয়ে একটি সারণী তৈরি করুন: "পি / পি সংখ্যা", "নথির নাম", "নথিতে শীটের সংখ্যা"। সমস্ত তালিকাবদ্ধ ক্ষেত্র পূরণ করুন। প্রয়োজন অনুসারে সারণীতে লুকিং কলাম যুক্ত করুন। উদাহরণস্বরূপ, পৃষ্ঠাগুলি _ এর মাধ্যমে _, পৃষ্ঠা নম্বর, মান, নোট এবং আরও।
পদক্ষেপ 4
সারণীর নীচে, আপনি কতগুলি শিট, নথি বা অনুলিপিগুলিতে অন্তর্ভুক্ত রয়েছে তা লিখুন। সংখ্যা এবং কথায় লিখুন: 3 (তিন), 25 (পঁচিশ)।
পদক্ষেপ 5
সংস্থাটির প্রধানদের স্বাক্ষর সহ জায়ের সংকলনটি সম্পূর্ণ করুন, এই তালিকাটি কার্যকর করার জন্য একরকম বা অন্য কোনওভাবে দায়ী (কর্মী বিভাগের পরিদর্শক, উত্পাদন প্রধান, ইত্যাদি)। পরিচালকের পদের পুরো নাম এবং তার শেষ নাম, প্রথম নাম এবং পৃষ্ঠপোষকতার একটি প্রতিলিপি লিখুন। প্রয়োজনে ডকুমেন্টে আপনার পুরো নাম অন্তর্ভুক্ত করুন। এবং যে নথিটি হস্তান্তরিত হয়েছে এবং স্বীকার করেছে সেই ব্যক্তির স্বাক্ষর।
পদক্ষেপ 6
নথির তারিখটিও নির্দেশ করুন। এটি উভয় বামে এবং ডকুমেন্টের ডানদিকে, অনুসন্ধানের শেষে এবং শুরুতে উভয়ই অবস্থিত হতে পারে। প্রতিষ্ঠানের সিল সন্ধান করা হয়নি।
পদক্ষেপ 7
নথিগুলির তালিকা দুটি অনুলিপিগুলিতে আঁকা: একটি সংস্থাতে রয়ে যায়, অন্যটি অনুরোধের জায়গায় উপস্থাপিত হয়।
